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領収書のスマホ撮影保存

2016年08月17日(水)8:44 AM
 平成28年度税制改正で、領収書などをスマホで撮影し、データを電子保存することで、領収書原本を破棄できるようになる法令改正が実現しました。
一定要件の下でスキャナ保存が認められていましたが、実用性に乏しく制度が普及しているとは言えない状況でした。

 しかし今回の税制改正でスマホやデジカメによる撮影保存が解禁され、小規模への特例も設けられています。
大規模なシステム導入の必要もなくなり、現実的な選択肢として浮かび上がってきています。

 適用要件書類は以下のとおりです。
○棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類
○契約書及び領収書(契約金額又は受取金額が3万円未満のものを除く。)

 実際に電子保存をしておく際に改ざん防止のために注意いなければいけない点があります。
○画像データの画素数は500万画素以上
○撮影から3日以内のスタンプ付与
○経理担当者の確認
○第三者による事後検査
○不正を防ぐため、従業員自ら署名

上記の項目を満たすと、撮影したデータを電子保存することができます。

 この改正により、営業マンと経理担当の事務負担が削減できるようになります。
領収書が入手した営業マンがスマホで撮影し、この画像を会社に送信することで事足りるようになるからです。
経理担当は領収書を手で貼る手間から解放されます。またパソコンで処理できるため、子育て中や在宅勤務もしやすくなると考えられます。
 領収書はすぐに捨てたくなりますが、、一定の期間の保存が必要です。
大企業であれば検査終了まで、中小企業の場合は税理士などによる検査終了までとなっています。内容を確認するまでは破棄できないこととなります。
注意が必要です。

 また、この制度を利用するには3か月前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を税務署へ提出しなければなりません。

 従来よりも容易にできる制度になっています。活用してみてはどうでしょうか。

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