領収書は支払いをしたことを証明する資料です。
確定申告の際、この領収書がなければ支払った事実があっても経費としては認められません。

また、領収書の記載が間違っている場合でも経費として認められない可能性があります。
確定申告に備えて、常日頃正しく領収書を受け取り、保管しておくようにしましょう。

この記事では、確定申告で提出する際に必要な領収書の記載内容や保管方法について解説します。

確定申告で提出する領収書とは

領収書は支払いをしたこと、代金を受け取ったことを証明するものです。
確定申告は収入から経費である支出を差し引いた金額で所得税を決定しますが、その際に領収書が必要になります。

仕事に必要なものを購入しても支払った証明ができなければ、経費として計算できないので注意しましょう。

しかし現在の法律では、確定申告には必ず領収書が必要という決まりはありません。
支払ったことを証明できるのであればレシートなどでも同じ効力を持ちます。

確定申告で提出する領収書の記載内容

確定申告で支払いを証明する領収書、またはそれに値する資料には、下記の項目が記載されていなければなりません。

ただ領収書を受け取ればいいというわけではありませんので注意しましょう。

1. 資料の名称

領収書、請求書、納品書、レシートなど、その資料が何であるかの名称が記載されていることを第一にチェックしましょう。
個人間でやり取りした手書きのメモなどは正式な資料として認められない可能性があります。

2. 支払った日付

商品を購入した、代金を支払った日付が明記されているか確認してください。

レシートなどの場合はあらかじめ日付が入っているものがほとんどですが、領収書の場合は売主に記入してもらわなければならないこともあります。

3. 支払った金額

支払った金額も明記されているか確認してください。

4. 購入したものの但し書き

食品、雑貨、機材など、何を購入したかの但し書きも必要です。
この但し書きがないと本当に事業に必要なものなのかが判断できず、資料として認められないこともあります。

できるだけ詳しく記載してもらうようにしましょう。

5. その資料の発行元

その領収書やレシートなどを誰が、どの店が発行したのかきちんとわかるようにしてください。
ハンコなどで記載されている場合もありますが、 なかには何も記入しないまま渡されることもあります。

受け取る際に記入漏れがないかを確認してください。

確定申告で提出する領収書の保管方法

領収書は確定申告が終わったらすぐに廃棄していいというものではありません。
調査が入った際などにきちんと提示できるよう、きちんと保管しておきましょう。

保管方法や保管期限などを解説します。

すぐに提出できるよう整理しておく

あとから計算する場合でも、計算が終わった場合でも、問題を指摘された際にすぐ提出できるようにきちんと整理しておきましょう。
月ごとにまとめて、さらに1年分にまとめるなどの保管方法がおすすめです。

また、商品項目ごとにまとめて整理するという方法もあります。
1年分を適当にまとめるなど雑な保管をしていると、いざ指摘された際にすぐに書類を提出できなくなってしまいます。

電子データとしての保存もおすすめ

大量の領収書はオフィスの収納スペースを圧迫してしまいます。
すぐに探し出すのも大変なので、電子データとして保存するのもおすすめです。

電子データにしてきちんと情報を入力しておけば、一枚一枚の領収書を確認するよりも簡単に目当ての領収書を探せます。
領収書を電子データ化する際は電子帳簿保存、スキャナ保存の申請が必要です。

申請なしに勝手に電子データ化しても領収書としての効力がなくなってしまうので注意しましょう。

保管期間は原則5〜7年

領収書の保存期間は原則7年です。
この7年間は、税務署が確定申告に問題があったと判断した際に調査に入れる期間です。
そのため、7年間は領収書を保管し続けるようにしてください。

前々年の所得が300万円以下の場合は、この保管期間が5年に短縮されます。
毎年きちんと確定申告をおこなっていても調査が入ることはあり得ますので、きちんと保管しておいてください。

まとめ

確定申告に必要な領収書を整理しよう

領収書は確定申告の際に必要な資料です。
領収書の他、レシートや請求書など支払いを証明するものは必ず受け取り、保管してください。

日頃からきちんと受け取る習慣をつけ、記入漏れがないかをその都度確認しましょう。

領収書には保管期間があります。
税務署から調査が入ったときにすぐ問題の領収書を提出できるよう、整理整頓して決められた期間保管しておいてください。